Nebenkostenabrechnung – Umlagefähige Kosten, Fristen, Mieterrechte

1. Nebenkostenabrechnung – Was sind umlagefähige und was sind nicht umlagefähige Betriebskosten?

Um zu sehen, welche der für den Eigentümer anfallenden Nebenkosten umlagefähig sind, wenden wir unseren Blick zunächst einmal auf die geltende Gesetzeslage. Nach § 1 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) sind Betriebskosten definiert als „die Kosten, die dem Eigentümer oder Erbbauberechtigten durch das Eigentum oder Erbbaurecht am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen“.

§ 2 der Betriebskostenverordnung nennt im Einzelnen die Betriebskosten im Sinne der Verordnung, die grundsätzlich auf den Mieter umgelegt werden können:

Umlagefähige Betriebskosten

1. laufende öffentliche Lasten des Grundstücks, u. a. Grundsteuer
2. Wasserversorgung, u. a. Wasserverbrauch
3. Entwässerung, z. B. Haus- und Grundstücksentwässerung,
4. Betrieb einer zentralen Heizungs- und Abgasanlage oder gewerbliche Wärmelieferung und Wartungskosten
5. Betrieb der zentralen Warmwasserversorgungsanlage oder gewerbliche Warmwasserlieferung und Wartungskosten
6. Kosten für verbundene Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen
7. Betriebskosten für Personen- oder Lastenaufzüge
8. Straßenreinigung und Müllbeseitigung
9. Gebäudereinigung, Ungezieferbekämpfung
10. Gartenpflege
11. Beleuchtung, z. B. die Außenbeleuchtung und Flure
12. Schornsteinreinigung
13. Sach- und Haftpflichtversicherung
14. Hauswart
15. Betrieb einer Gemeinschafts-Antennenanlage, Kabelanschluss, Breitbandnetz
16. Einrichtung für die Wäschepflege
17. sonstige Betriebskosten nach § 1 BetrKV, die in den Nummern 1 bis 16 nicht erfasst sind

 

Nicht umlagefähige Betriebskosten

Daneben gibt es für Eigentümer Kosten, die nicht als Betriebskosten auf den Mieter umgelegt werden können. Ausdrücklich nicht umgelegt werden dürfen Verwaltungskosten, Kosten für Arbeitskräfte zur Gebäudeverwaltung, Reparaturkosten, Instandhaltungskosten bzw. -rücklagen, Prozesskosten usw. Grundsätzlich sind Kosten für die Gebäudeerhaltung, Wartungsarbeiten etc. nicht umlagefähig.

Einzelne Ausnahmefälle hat der Gesetzgeber bzw. BGH dennoch zugelassen, wie z. B. Aufzugskosten.

 

2. Möglichkeiten der Betriebskostenumlage

Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten, wie die regelmäßig anfallenden Betriebskosten auf einen Mieter umgelegt werden können: Die Betriebskostenpauschale und die Betriebskostenvorauszahlung. Die gewünschte Form und die Einzelheiten werden jeweils im Mietvertrag festgeschrieben.

 

a) Betriebskostenpauschale

Bei der Vereinbarung einer Betriebskostenpauschale einigen sich Mieter und Vermieter auf die Zahlung eines monatlichen Pauschalbetrages, mit dem die anfallenden Betriebskosten als abgegolten betrachtet werden. Eine solche Vereinbarung muss aber im Mietvertrag konkret festgehalten sein. Der Pauschalbetrag kann auch bereits im monatlichen Mietzins enthalten sein.

Der Vorteil für den Vermieter liegt darin, dass er dann keine Nebenkostenabrechnung erstellen muss; allerdings sind mit der Zahlung der Pauschale sämtliche Betriebskosten abgegolten, auch wenn die realen Betriebskosten über die gezahlte Pauschale hinausreichen. Umgekehrt kann es sein, dass der Mieter mehr als die tatsächlichen Betriebskosten bezahlt. In beiden Fällen gibt es keine Rückzahlung oder Nachzahlung, egal ob real zu wenig oder zu viel überwiesen wurde.

Stellt der Vermieter in der Folge fest, dass die real anfallenden Betriebskosten höher ausfallen und nicht mehr durch den Pauschalbetrag gedeckt sind, kann er nach § 560 BGB die höheren Betriebskosten anteilig auf den Mieter umlegen, wenn das im Mietvertrag so vereinbart war. Der Vermieter muss in diesem Fall eine erhöhte Umlage schriftlich erläutern.

 

b) Betriebskostenvorauszahlung

In der Mehrzahl der Fälle werden heutzutage monatliche Abschlagszahlungen mit jährlicher Nebenkostenabrechnung vereinbart, d. h. es wird monatlich ein fester Betrag für die Betriebskosten an den Vermieter überwiesen, am Ende des Jahres werden nach der Endabrechnung zu viel oder zu wenig entrichtete Beträge nachgezahlt bzw. zurücküberwiesen.

Eine wirksame Umlage erfordert, dass der Mietvertrag eine eindeutige Vereinbarung zu den Betriebskosten enthält. Dabei können die umzulegenden Betriebskosten entweder ausdrücklich im Mietvertrag aufgeführt werden oder es wird auf § 2 der Betriebskostenverordnung Bezug genommen; per dem Urteil des BGH vom 10.2.2016 (VIII ZR 137/1) genügt nunmehr aber auch ein einfacher Verweis darauf, dass „die Betriebskosten“ vom Mieter zu tragen sind. Eine Aufzählung der einzelnen Posten ist nicht mehr notwendig, es gilt automatisch die Betriebskostenverordnung.

Ausgenommen davon sind lediglich die „sonstigen Betriebskosten“ nach § 2 BetrKV, Punkt 17. Bezüglich sonstiger Betriebsnebenkosten, falls es sie gibt, muss nach wie vor im Mietvertrag genau definiert werden, wie sich diese zusammensetzen. Unter die Rubrik „sonstige Betriebskosten“ können Kosten fallen für die regelmäßige Wartung technischer Einrichtungen wie z. B. der Gegensprechanlage, für besonderen Personalaufwand wie z. B. Wachdienst, für Sonderausstattung wie z. B. Klimaanlage oder Swimmingpool…

Ergeben sich bei der jährlichen Nebenkostenabrechnung größere Diskrepanzen zum vorausgezahlten Betrag, so kann eine Anpassung der monatlichen Abschlagszahlung erfolgen. Nach § 560 BGB, Abs. 4 können sowohl Vermieter als auch Mieter schriftlich „eine Anpassung auf eine angemessene Höhe vornehmen“.

 

Die folgenden Ausführungen beziehen sich explizit auf diejenigen Mietfälle, bei denen eine Betriebskostenvorauszahlung vereinbart ist. Dies betrifft die Mehrzahl der Mietverhältnisse.

 

3. Die Nebenkostenabrechnung

Nun zur Abrechnung der Betriebskosten. Im Regelfall werden die Nebenkosten im Verhältnis zur Wohnfläche des Gesamtgebäudes umgelegt, wobei es auch hierzu Ausnahmen gibt (siehe Punkt d) Umlageschlüssel). Die Abrechnung nimmt der Vermieter einmal jährlich nach Ablauf des Abrechnungszeitraums vor. Die monatlichen Abschlagszahlungen des Mieters werden den tatsächlich entstandenen Betriebskosten gegengerechnet. Der Mieter hat aber das Recht, die Richtigkeit der Abrechnung zu prüfen.

Eine Nebenkostenabrechnung muss mehrere Kriterien unbedingt erfüllen, damit sie gültig ist. Anderenfalls ist sie evtl. vom Mieter anfechtbar oder der Mieter ist nicht zur Leistung der Nachzahlungsforderungen verpflichtet.

a) Mindestangaben

Die folgenden Angaben sind in einer Nebenkostenabrechnung obligatorisch, da diese sonst formell unwirksam und nicht fällig ist (Bezug: Urteil des BGH vom 23.11.1981, AZ VIII ZR 298/80):

• Eine Zusammenstellung der Kosten für die gesamte Liegenschaft, für die abgerechnet wird
• Die Angabe und Erläuterung des zugrunde gelegten Umlageschlüssels
• Die Berechnung des Anteils, der auf den betreffenden Mieter entfällt bzw. auf die vermietete Wohnung entfällt
• Der Abzug der Vorauszahlungen, die der Mieter bereits geleistet hat

Der BGH führt als weitere Voraussetzung an, dass die Abrechnung für einen nicht juristisch oder betriebswirtschaftlich geschulten Mieter verständlich sein muss.

Die einzelnen Abrechnungspositionen müssen klar aufgeführt und gegliedert sein. Die entsprechenden Passagen aus der Betriebskostenverordnung können als Orientierung für die Aufstellung dienen.

Selbstverständlich sollten in der Abrechnung auch die folgenden Punkte aufgeführt sein:

• Die Identität des Vermieters bzw. Verwalters
• Der Abrechnungszeitraum sowie das Datum der Erstellung

b) Abrechnungszeitraum und Abrechnungsfrist

Die Nebenkostenabrechnung muss in Bezug auf einen bestimmten Abrechnungszeitraum erstellt werden. Bei frei finanziertem Wohnraum, also bei gängigen Wohnmietverhältnissen, gilt, dass die Abrechnung innerhalb eines Jahres nach der Beendigung des Abrechnungszeitraums erfolgen muss. Der Vermieter ist dabei nicht an das Kalenderjahr gebunden. Allerdings darf die Nebenkostenabrechnung insgesamt nicht einen Zeitraum von mehr als einem Jahr bzw. 365 Tage umfassen, dadurch wird die Abrechnung unwirksam, so das LG Leipzig in einem Urteil vom 17.06.2004 (AZ 12 S 1657/04).

Beispiel: Falls, wie in den meisten Fällen, nach Kalenderjahr abgerechnet wird, muss der Vermieter, damit die Abrechnung für das Jahr 2017 fristgerecht erfolgt, diese bis spätestens 31.12.2018 zugestellt haben.

Nach § 556 Abs. 3 BGB muss der Mieter rechtzeitig Kenntnis davon nehmen können, nach gängiger Rechtsprechung ist daher der Einwurf in den Briefkasten am Silvesterabend nicht mehr ausreichend. Daher ist für eine rechtzeitige Zustellung, oder falls es knapp wird, auch für eine sichere Zustellung zu sorgen, beispielsweise per Einschreiben oder durch eine Übergabe unter Zeugen.

Denn, versäumt es der Vermieter, dem Mieter bis zum Ablauf der Abrechnungsfrist eine Nebenkostenabrechnung zu übergeben, kann der Mieter weitere Vorauszahlungen zurückhalten, bis ihm der Vermieter eine formell korrekte Abrechnung übergeben hat.

Und, wird die Nebenkostenabrechnung, evtl. auch aufgrund von nötig gewordenen Nachbesserungen, verspätet vorgelegt, verfällt der Nachzahlungsanspruch eines Vermieters. Umgekehrt gilt das aber nicht, stellt sich bei einer verspäteten Abrechnung heraus, dass der Mieter für das Jahr überzahlt hat, muss man als Vermieter den zu viel bezahlten Betrag dennoch zurückerstatten.

c) Nachvollziehbarkeit

 

Eine Nebenkostenabrechnung sowie die darin enthaltenen einzelnen Kostenpositionen und der Umlageschlüssel müssen auch für einen nicht im Fachbereich geschulten Mieter nachvollziehbar sein.

Die Betriebskosten müssen sauber und grundsätzlich getrennt aufgelistet und die Belege leicht zuzuordnen sein. Zusammengefasst aufgelistet werden dürfen lediglich Sach- und Haftpflichtversicherung unter „Versicherung“ und die Kosten für Frisch- und Abwasser, wenn beide Posten nach dem gemessenen Verbrauch von Frischwasser umgelegt werden.

Der BGH fordert in seinem Urteil vom 19.11.2008 (AZ: VIII ZR 295/07) die Nebenkostenabrechnung entsprechend einfach zu halten, so dass der Mieter auf Grundlage der Angaben in der Abrechnung „die auf ihn entfallenden Kosten rechnerisch nachprüfen“ kann.

d) Umlageschlüssel

Sind mehrere Mieter in einem Haus oder einer Wirtschaftseinheit eingemietet, müssen die Gesamtkosten, die in einer Abrechnungsperiode anfallen, einzeln angegeben und auf die jeweiligen Wohnungen verteilt werden. Die Verteilung hat dabei nach einem (im Mietvertrag vereinbarten) Umlageschlüssel zu erfolgen.

Am häufigsten erfolgt die Umlage nach Wohnfläche. Möglich sind aber auch eine Umlage nach der Zahl der Wohnungen, der Zahl der Nutzer, dem Verbrauch oder, bei vermieteten Eigentumswohnungen, nach Miteigentumsanteilen. Der Umlageschlüssel kann prinzipiell für jede Betriebskostenart gesondert vereinbart werden. Ist im Mietvertrag keine Aussage über den Verteiler- oder Umlageschlüssel enthalten, dann sind die Betriebskosten nach § 556a BGB nach der Wohnfläche umzulegen, soweit nicht andere gesetzliche Vorschriften greifen und eine andere Umlegung erfordern. Die Kosten für Heizung und Warmwasser beispielsweise sind laut Heizkostenverordnung (HeizkostenVO) immer nach Verbrauch abzurechnen.

Als Vermieter muss man die in Rechnung gestellten Beträge immer auf den Umlageschlüssel, der im Mietvertrag vereinbart bzw. gesetzlich vorgegeben ist, beziehen. Den im Mietvertrag vereinbarten Umlageschlüssel darf man nachträglich nicht einseitig ändern.

Wie schon weiter oben dargelegt, muss eine Nebenkostenabrechnung aus sich selbst heraus verständlich dargelegt sein. Das gilt insbesondere auch für den Umlageschlüssel. Wie der BGH am 09.04.2008 urteilte (AZ VIII ZR 84/07), ist eine Nebenkostenabrechnung unwirksam, wenn der Umlageschlüssel völlig unverständlich ist, da dies ein formeller Fehler innerhalb der Nebenkostenabrechnung sei.

Kosten für leerstehende Wohnungen können nicht als Betriebskosten auf andere Mieter umgelegt werden. Das Kammergericht Berlin urteilte am 08.07.2010, dass Kosten und Risiko von Leerstand beim Eigentümer liegen (AZ 12 U 26/09).

e) Wirtschaftlichkeitsgrundsatz

Nach § 556 BGB ist bei Betriebskosten „der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit zu beachten“. Der Wirtschaftlichkeitsgrundsatz ist eine Pflicht, die nicht direkt im Mietvertrag festgelegt ist, sich aber als vertragliche Nebenpflicht eines Vermieters ergibt. In Kürze bedeutet der Wirtschaftlichkeitsgrundsatz, dass der Vermieter Rücksicht nehmen muss auf die wirtschaftlichen Interessen eines Mieters.

Bezüglich Betriebskosten bedeutet das, dass der Vermieter bei den Betriebskosten selbst und bei der Umlage ein vertretbares Kosten-Nutzen-Verhältnis anstreben muss. Das gilt für die Verursachung, die Erfassung und die Abrechnung von Betriebskosten.

Umlagefähig sind demnach nur Betriebskosten, die einer einwandfreien Wirtschaftsführung entsprechen. Verstößt ein Vermieter nachweislich gegen den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit, muss der Mieter die entsprechende Betriebskostenposition nicht bezahlen. Dies kann beispielsweise zutreffen bei teuren Wartungsverträgen für elektrische Einrichtungen, obwohl kein wirklicher Bedarf vorliegt oder wenn die Höhe der Betriebskosten generell überzogen ist. Ein Vermieter muss aber nicht grundsätzlich das günstigste Angebot wählen. Er kann Qualitätskriterien abwägen und auch ein etwas teureres Angebot als angemessen ansehen.

Die Beweislast, dass die Betriebskosten nicht wirtschaftlich sind, liegt immer beim Mieter. Das hat der BGH am 17.12.2014 entschieden (AZ XII ZR 170/13). Um die Unwirtschaftlichkeit nachzuweisen, muss der Mieter laut Urteil konkret und mit entsprechenden Belegen zeigen können, „dass gleichwertige Leistungen nach den örtlichen Gegebenheiten zu einem deutlich geringeren Preis zu beschaffen gewesen wären“.

f) Nachbesserung der Nebenkostenabrechnung

Es kommt bei Nebenkostenabrechnungen durchaus vor, dass man sich verrechnet oder vergessen hat, umlagefähige Kosten abzurechnen. Solche Fehler kann man immer noch korrigieren, solange die Abrechnungsfrist (siehe oben) nicht abgelaufen ist. Als Vermieter kann man auch noch nach der Zustellung der Nebenkostenabrechnung an den Mieter Korrekturen vornehmen. Eine Nachbesserung, selbst zulasten des Mieters, ist auch dann noch machbar, wenn man als Vermieter schon eine Rückzahlung von Guthaben an den Mieter vorgenommen hat, urteilte der BGH am 12.01.2011 (AZ ZR VIII 269/09).

Ist die Abrechnungsfrist abgelaufen, kann man die Abrechnung grundsätzlich nicht mehr zu Lasten eines Mieters nachbessern. Eine Ausnahme ließ der BGH in seinem Urteil vom 30.03.2011 zu (AZ VIII ZR 133/10), bei dem einem Mieter nicht mehr zugestanden wurde, sich auf diese Frist zu berufen, da der Abrechnungsfehler offensichtlich und auf einen Blick erkennbar war.

Geht es nicht um simple Abrechnungsfehler, sondern um formelle Fehler (siehe a) Mindestanforderungen), ist die Sachlage anders. Bei formellen Fehlern ist es streng genommen nicht mehr möglich, Korrekturen zu machen; auch wenn man sich noch innerhalb der Abrechnungsfrist bewegt, muss man prinzipiell eine neue und formell korrekte Nebenkostenabrechnung erstellen. Ist die 12-monatige Abrechnungsfrist dagegen bereits abgelaufen, und man hat keine neue formell korrekte Abrechnung zugestellt, kann man als Vermieter grundsätzlich keine Nachforderungen mehr stellen (es sei denn man kann nicht selbst zu vertretende Gründe anführen, weshalb eine Abrechnungserstellung nicht möglich war).

g) Beanstandung durch den Mieter

Der Mieter hat einen Anspruch darauf, eine Nebenkostenabrechnung selbst zu prüfen. Falls er inhaltliche oder formelle Fehler feststellt, kann er Einwände dagegen erheben, allerdings nur bis zum Ablauf des 12. Monats, nachdem er die Abrechnung erhalten hat. Ist die Frist abgelaufen, kann der Mieter keine Einwände mehr gegen die Abrechnung vorbringen.

Bei jährlich wiederkehrenden Fehlern muss der Mieter jedes Mal erneut fristgerecht seinen Einwand geltend machen, eine einmalige Anmahnung genügt nicht, so der BGH am 12.05.2010 (AZ VIII ZR 185/09).

 

Fazit

Die Nebenkosten betreffen ein sehr breites Feld, bei dem auch aktuell immer wieder Klarstellungen von höchstrichterlicher Stelle erforderlich sind und es ist sicher noch nicht alles dazu gesagt. Auch bei Immobilienverkäufen sind die Nebenkosten immer wieder ein wichtiger Punkt, wo die einzelnen Posten immer klar sein müssen und die Dokumente stimmen müssen, wie ich in meiner Tätigkeit als Immobilienmakler München immer wieder feststellen muss. Eine wirklich umfassende Darstellung zu allem, was in Bezug auf die Nebenkostenabrechnung alles relevant sein könnte, ist in einem kurzen Artikel wie diesem zwar nicht möglich, ich hoffe allerdings, ich konnte eine gute Übersicht mit den wichtigsten Punkten für sie liefern.

Herzliche Grüße,

Rainer Fischer
Ihr Immobilienmakler für den stressfreien Verkauf

Telefon +49 89-131320

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Rainer Fischer ist seit gut 25 Jahren als seriöser Immobilienmakler in München tätig. Er hat in diesem Zeitraum mehr als 1.100 Immobilien verkauft und bietet vor diesem Hintergrund Immobilienbesitzern seine professionelle Hilfe für einen stressfreien Immobilien Verkauf. Rufen Sie ihn an Tel. +49 89-131320.

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